Har du også haft dårlige oplevelser med målstyring?

Så er du ikke den eneste.

Du sidder med alle metaforerne fra sportens verden og tænker ”ja salgsafdelingen har det nemt. De kan måle i kr. og øre. Sådan er det ikke for min afdeling. Jeg har bløde mål, der ikke kan måles”

Eller du har måske endda oplevet, at dine medarbejdere både blev demotiverede og stressede af de mål, som I er blevet bedt om at nå?

Du er måske en af de 9 ud af 10 ledere, der sidder og venter på, at din chef skal give dig mål og retning?

Du er netop ikke alene. Målformulering og målstyring er netop ikke så let for alle.

Selv i Folketinget og embedsmandsværket glemmer de at formulere gode mål. Det betyder af regioner, kommuner og styrelsen bruger al deres tid på at finde målemetoder. Der typisk ikke er ens.

 

 

 

De 10 typiske fejl

 

 

Lad mig prøve på at opliste de 10 typiske fejl

 

1. Alt for mange mål. Så mister du fokus.
2. Måler på det, der kan måles. Men måske ikke de rigtige mål.
3. Indsatsmål i stedet for resultatmål. Hvem orker det? Giv mig hellere nogle resultatmål.
4. Produktivitetsmål i stedet for effektivitetsmål? Ønsker du hastværk og lastværk?
5. For få fælles mål. Ja, det kræver masser af kommunikation og videndeling!
6. Opgiver fordi, der ikke ligger en målemetode klar.
7. Måler på udviklingsaktiviteter, men glemmer driften.
8. Indfører Balanced Scorecard – fordi ”ledelsen” siger vi skal
9. Sidder og venter på at topledelsen udstikker retning. De er typisk ikke selv gode til målformulering.
10. Undlader at måle. Så undgår vi jo at få vores fiaskoer frem. Ja – og undgår læring.

 

 

Og giv dig tid. Gode mål kan du måske ikke få etableret første gang. Men måske i 3. forsøg.

 

 

Bløde mål

 

Kan bløde mål gøres målbare? JA

 

Det kræver blot at du accepterer, at du ikke kan måle med 3 decimalers nøjagtighed.

Det kræver, at du sammen med dine berørte medarbejdere eller samarbejdsparter definerer, hvad I forstår ved målet. Netop ved at beskrive det med de 10-30 vigtigste nøgleord – og begiver jer ud i at selvevaluere eller bede andre om at evaluere opfyldelssesgraden – udfra det designede spørgeskema.

 

 

• God sagsbehandling
• Effektiv kontrol
• Motivation
• God skole
• Implementeringsgrad
• Innovationsevne
• Serviceminded
• Medarbejdertilfredshed

 

 

Det du måler får du

 

Så jo hyppigere du kigger på de 10-30 nøgleord sammen med dine medarbejdere og taler om målopfyldelsen. Jo større chance er der for, at du når hen til de 10-30 nøgleord.

 

Se dette eksempel og forestil dig, at alle medarbejderne, hvert kvartal afleverer en selvevaluering. Eller måske gennemgår 3 kollega sager og giver en samlet evaluering derefter. Til sidst sætter I jer sammen og drøfter, hvor I har haft succes og hvor I ønsker at forbedre jer. Du kan oven i købet bruge dette skema i forbindelse med jeres MUS samtaler.

 

Når I føler jer klar, kan I lade jeres ”kunder” sætte x’erne.

 

God sagsbehandling

–       20 kendetegn

 

 

Til dit eget brug – stil dig selv disse spørgsmålene: Er jeg…Har jeg… Vil jeg…Gør jeg?

		Ja, helt bestemt	Ja, men kun i en vis grad	Nej, kun i en vis grad	Nej, bestemt ikke
		4	3	2	1
1	Relevant faglig viden
2	Leverer med aftalte svar tider
3	Kommunikerer forståeligt
4	Service orienteret
5	Arbejder ud fra relevante tjeklister og standarder
6	Tilgængelig for øvrige samarbejdspartnere
7	Overblik over relevante procedurer
8	Opdaterer løbende min faglige viden
9	Bruger fagligt rigtige metoder til opgaveløsningen
10	Opdaterer faglige metoder løbende
11	Udvikler smartere værktøjer og metoder
12	Viden deler med andre i organisationen
13	Opsøger ny viden fra eksterne
14	Fokus på det mest relevante når jeg løser opgaver
15	Fokus på vores kerneopgave
16	Ansvarlig for at nå vores mål
17	Høj faglig viden om de relevante it systemer
18
19
20

 

 

Eksempler på gode mål – nøgletal

 

Uden mål kan du ikke score

 

Liggetid (målt i antal dage) kunne være et relevant nøgletal, hvis du som ejendomsmægler vil give din sælger et godt måltal, der giver et fokus på at få solgt ejendommen.

 

Vækst i markedsandele kunne være et vigtigt måltal for en franchisetager, der ønsker at vise franchiseejer, at der er fokus på at erobre markedsandele.

 

Kapacitetsudnyttelsesgrad – når fabrikken skal være gode til at få udnyttet maskinerne mest effektivt.

 

Oppetid og svartid – kender vi fra IT verdenen. Når vi som brugere ønsker at IT afdelingen skal have fokus på stabil drift.

 

Periodiseringspræcision kunne økonomiafdelingen bruge som måltal for, hvor stor en andel af bilagene bliver bogført i den korrekte periode. Enhver direktør ønsker netop, at kunne være sikker på at tallene er retvisende. Er der penge i kassen til nye aktiviteter.

Til aftalt tid, korrekt sted og i god stand. Enhver kunder kunne ønske sig, at fragtmanden – chafføren eller postbudet netop blev målt på dette. Lav fx stikprøvemålinger hver 3. uge.

Lagerchefen skulle måske måles på plukpræcision og måske lageromsætningshastighed. Så lagerchefen prikker salg og indkøb på skulderen, hvis de køber forkert ind eller glemmer at få solgt gamle varer. Samtidig skulle indkøb og salg blive målt på lageromsætningshastighed, hvis vi har fordærvelige/modeprægede varer på lager.

Indslusningseffektivitet – her kunne HR og lederen i fællesskab blive målt på, at få nye medarbejdere ”ind i kampen” – effektivt, med kvalitet og hurtigt. Definér relevante resultatmåltal for medarbejderen + definér tid + definér relevant kvalitetskrav.

Personaleomsætningshastighed – ikke for stor og ikke for lille.

Gennemløbstid på rekrutteringer – kombineret med personaleomsætningshastighed og indslusningseffektivitet. Så har HR og lederne fokus på at få skaffet personale, der matcher vores behov.  Måske med en bestemt pulje penge til rådighed.

Et andet måltal kunne være lederudviklingseffektivitet. Målt ved at definere bestemte kriterier for grønne, gule og røde ledere i organisationen. Hvor stor en andel af grønne ledere kan HR og Topledelsen skabe i løbet af næste år? Hvor mange grønne har vi nu – og hvor mange skal vi have skabt?

Interne kunder, der er grønne – gule og røde. Definér hvad der kendetegner hver enkelt gruppe. Optæl andelene i dag og sæt jer mål.

Markedsandel – høj
Stjerne	Professionel
???	Fat cat	Indtjening – høj

Hvor ligger filialen, butikken, afdelingen? Hvordan ser divisionerne ud?

 

Den gode skole:

Ustabil	Stabil	Dygtig	Elite
Lav faglighed   Højt vikarforbrug   Høj personale-omsætningshastighed   Lav lærertrivsel   Lav forældretilfredshed	Gennemsnitlig faglighed   Gennemsnitligt vikarforbrug   Acceptabel pers.oms.hast Gennemsnitlig lærertrivsel Gennemsnitlig forældretilfr.	Høj faglighed Gennemsnitligt vikarforbrug   Acceptabel pers.oms.hast.     Høj lærertrivsel     Høj forældretilfredsh.	Høj faglighed igennem 5 år   Gennemsnitligt vikarforbrug i 5 år Acceptabel pers.oms.hast.i 5 år   Høj lærertrivsel i 5 år   Høj forældre tilfredshed i 5 år

Det gode hospital

Den dygtige lægepraksis

Den gode børnehave

Ved du hvor dit mål står? Og hvem der tæller dine scoringer?